7 aktualūs laiko valdymo klausimai

Remiantis šiuo apibrėžimu, į pirmą klausimą galima atsakyti taip: racionalus laiko planavimas yra viena iš veiklos funkcijų, kurią nuolat atlieka kiekvienas žmogus. Kaip ir kiekvienas darbas, tai reikalauja tam tikrų pastangų bei sugebėjimų: teisingai nustatyti veiklos tikslus bei prioritetus, kuo tiksliau apskaičiuoti kiekvienos konkrečios užduoties atlikimo trukmę, optimaliai paskirstyti turimą laiko kiekį svarbiausioms, mažiau svarbioms ir neplanuotoms užduotims, numatyti galimus trukdymus bei netikėtumus, pasirinkti kiekvienai užduočiai tinkamiausias darbo dienos valandas bei savaitės dienas bei parengti rašytinį savaitės darbo planą-tvarkaraštį.

Suprantama, kad laiko planavimas yra labai svarbi, tačiau tik pirmoji laiko valdymo veiklos dalis. Architekto idėjos be statybininko liks tik popieriuje, todėl planavimas vertas jam skirtų pastangų tik tuomet, kai parengtas tvarkaraštis bent jau didžiąja dalimi yra įgyvendinamas, o svarbiausios užduotys atliekamos tinkamai ir laiku. Tam taip pat reikia įvairių žmogaus sugebėjimų: įveikti savo paties polinkį atidėlioti sunkias arba mažiau apibrėžtas užduotis, sumaniai ir atkakliai ginti svarbioms užduotims skirtą laiką nuo įvairiausių trukdytojų bei prašytojų, koreguoti tvarkaraštį tik tuomet, kai to neišvengiamai reikalauja ypatingai susiklosčiusios aplinkybės, ir taikyti daugybę kitų laiko valdymo metodų bei principų.

2. Kuo naudingas laiko valdymas darbuotojams ir visai organizacijai?

Darbuotojų laiko valdymo gerinimo įtaka organizacijos pasiekimams tiesiogiai priklauso nuo pačios organizacijos bei atskirų darbuotojų veiklos ypatumų. Tiksliai išmatuoti ją sunku, tačiau esu įsitikinęs, kad sistemingas laiko planavimas ir valdymas padeda daugybei organizacijų ne tik pagerinti veiklos rezultatus, apsaugo nuo daugybės klaidų bei nereikalingo išteklių švaistymo, bet ir gerina darbuotojų savijautą, stiprina jų darbo motyvaciją bei pasitenkinimą darbu.

Tai gali patvirtinti ir daugybė istorijoje aprašytų atsitikimų. Čarlis M. Švabas, "Bethelem Steel Company" prezidentas, pavertęs šią įmonę didžiausiu pasaulyje nepriklausomu plieno gamintoju, apdovanojo valdymo konsultantą Ivą Li 25 000 dolerių čekiu už vienintelį patarimą, padėjusį garsiam verslininkui išmokti nustatyti kiekvienos dienos veiklos prioritetus ir atkakliai jų laikytis. "Canadian Airline" prezidentas, susipažinęs su grupinio darbo laiko valdymo principais, ne tik sumažino vadovybės posėdžių laiką nuo pusantros valandos per dieną iki vienos valandos per savaitę, bet ir dvigubai padidino grupinio vadovybės darbo rezultatus, taip padidindamas posėdžių darbo efektyvumą 15 kartų. Pagaliau, tyrimais buvo nustatyta kad besilaikantys principo "kiekvieną dokumentą tvarkyk tik vieną kartą", vadovai sutaupo iki vienos val. per dieną, todėl Didžiojoje Britanijoje jis buvo pavadintas "Milijono svarų idėja".

3. Kokios technikos ir priemonės yra naudojamos laiko valdymui?

Laiko planavimo technikų ir priemonių yra daug: "Darbo dienos fotografija" - darbo laiko naudojimo efektyvumui didinti, "Pareto principas", "ABC analizė" ir "Eizenhauerio metodas" - veiklos prioritetų nustatymui, "Aplinkos trukdžių tikimybės", "Asmeninio darbingumo" grafikai ir metodas "Alpės" - darbo laiko paskirstymui, įvairios popierinės, elektroninės laiko planavimo priemonės bei kalendoriai - tvarkaraščio rengimui.

Artimiau susipažinus su šiomis priemonėmis, galima nesunkiai pasirinkti sau tinkamiausias ir sėkmingai jas įvaldyti. Antra vertus, reikia nepamiršti, kad tai tik įrankiai, o laiko valdymas pirmiausia yra savęs valdymas. Jei pasiduosime savo žmogiškajai prigimčiai, kuri pasak garsaus eksperto Aleko Makenzio, su ypatingu išradingumu priešinasi visiems racionaliems laiko valdymo principams, netruksime nusivilti net rafinuočiausiais įrankiais.

4. Kiek laiko reikia skirti pačiam laiko valdymui?

Bendra šio santykio taisyklė yra tokia: optimalus planavimui skiriamo laiko kiekis yra 1 procentas nuo planuojamo periodo trukmės. Kitaip tariant, dienos planavimui turėtume skirti 5-10 minučių, savaitės darbo tvarkaraštį turėtume sudaryti per 30-40 minučių, o metiniam veiklos planui prireiks 2-3 darbo dienų.

Jei dar tiek pat laiko skirsime veiklos kontrolės priemonių pildymui, tai iš viso laiko valdymo priemonių naudojimas užims 15 minučių per dieną. Tai nėra daug, tačiau sunkiausia ne atrasti šias kelias minutes, o įkalbėti save patį jas atiduoti veiklai, kuri iš pirmo žvilgsnio nėra būtina. Čia vertėtų paminėti žymiausio vokiečių laiko valdymo specialisto, Heidelbergo universiteto profesoriaus dr. Lotaro Zaiverto žodžius: "Jei dienos planavimui skirsite 8 minutes, sutaupysite mažiausiai valandą".

5. Kokios yra pagrindinės laiko valdymo klaidos?

Pagrindinė klaida valdant laiką yra nenoras jį planuoti ir rengti darbo tvarkaraščius. Neturint tvarkaraščio, beveik neįmanoma efektyviai taikyti visų kitų laiko valdymo principų bei metodų. Kitos dažniausios klaidos yra šios: netiksliai formuluojami veiklos tikslai ir užduotys, nenustatomi arba ignoruojami prioritetai, nenustatomi realūs terminai kiekvienai užduočiai, nepaliekamas laiko rezervas neplanuotoms užduotims, pasiduodama išoriniams veiksniams ir trukdžiams, lengvai sutinkama atlikti ne savo darbus, priimama per daug darbų arba jie yra nepakankamai deleguojami.

Na, o norėdami išvengti paviršutiniškumo visuose reikaluose, pirmiausia turime nustatyti veiklos prioritetus, tai yra tuos darbus, nuo kurių labiausiai priklauso geri darbo rezultatai, ilgalaikė verslo sėkmė bei svarbiausių mūsų profesinių ir asmeninių tikslų pasiekimas. Manau, kad į šį klausimą jau seniai puikiai atsakė Benjaminas Franklinas: "Jei norite džiaugtis vienu iš nuostabiausių dalykų gyvenime – prabanga turėti pakankamai laiko apgalvoti visus reikalus, atlikti darbus taip gerai, kaip tik sugebate, ir gerai pailsėti, tam yra tik vienas kelias. Skirkite pakankamai laiko apgalvoti reikalus ir suplanuoti juos svarbos tvarka. Jūsų gyvenimas įgaus naują skonį, pridėsite daugiau metų savo gyvenimui ir daugiau gyvenimo savo metams."

6. Kokie yra laiko valdymo ypatumai Lietuvos įmonėse?

Didelėse Lietuvos įmonėse jau galime sutikti laiko planavimui ir veiklos koordinavimui skirtas modernias informacines technologijas bei programinę įrangą. Sparčiai diegiamos ir veiklos valdymo sistemos, padedančios rengti ir koreguoti visų padalinių bei darbuotojų metinius veiklos planus.

Deja, kol kas tai nedaug padeda išvengti mano minėtų laiko valdymo klaidų. Metiniuose ir ketvirtiniuose veiklos planuose smulkiausias laiko vienetas yra savaitė arba diena, o elektroninėmis priemonėmis suplanuojami tik posėdžiai ir susitikimai, dažniausiai sudarantys iki 20 procentų mūsų darbo laiko.

Manau, kad Lietuvos įmonių vadovai gana gerai planuoja savo laiką, tačiau skirstydami ir pavesdami užduotis savo pavaldiniams, jie turėtų labiau padėti darbuotojams nustatyti veiklos prioritetus ir labiau atsižvelgti į jau suplanuotus darbus.

7. Kokio lygio darbuotojams geriausiai sekasi valdyti savo laiką?

Šiek tiek geriau sekasi (o gal tiesiog yra lengviau?) valdyti savo laiką visų organizacijų aukščiausio lygio vadovams. Daugiausia laiko valdymo sunkumų iškyla gamybinių įmonių žemesnio lygio vadovams, turintiems dažnai organizuoti netikėtų sutrikimų bei avarinių situacijų šalinimą, ir tiesiogiai klientus aptarnaujantiems darbuotojams, turintiems skubiai vykdyti nenorinčių laukti klientų pageidavimus.

Visuose valdymo lygiuose tikriausiai rasime dar nedaug darbuotojų, kurie sistemingai laikosi visų svarbių laiko valdymo principų ir tinkamai naudoja specialias laiko planavimo priemones. Remdamasis turima seminarų vedimo patirtimi, galiu teigti, kad tokių vadovų ir specialistų Lietuvoje yra apie 15 procentų. Antra vertus, reikia pasidžiaugti, kad sparčiai daugėja įvairių įmonių, kurių vadovai ne tik patys atnaujina šios srities žinias, bet ir organizuoja praktinius laiko valdymo įgūdžių lavinimo seminarus įmonės viduje. Tai padeda visiems įmonės darbuotojams nustatyti bendrus darbo organizavimo ir laiko taupymo principus, išnagrinėti įmonei svarbiausias laiko valdymo problemas bei atrasti geriausius jų sprendimo būdus.